Dagens produktivitetstips är timebatching vilket egentligen bara är ett krångligare ord för att gruppera ett gäng liknande aktiviteter och göra dem vid samma tillfälle. Precis som när du gick i skolan: Då hade du ett ämne under en lektion under en anvisad tid. Smart va?
Timebatching? Va?
Tänk dig att du ska tvätta. Det tar nästan lika lång tid att sortera ut tre röda tröjor ur din tvätthög, stoppa in dem i maskinen, fylla på med tvättmedel och slänga igång allt som det tar att sortera ut alla röda tröjor och gå igenom samma process.
Slutsats: Att inte tvätta alla dina röda tröjor på samma gång är slöseri med tid.
Låt oss testa samma princip på jobbet:
Hur kan jag implementera detta i mitt jobb för att bli mer produktiv?
Här kommer ett smart sätt att jobba på:
1. Skriv ner alla dina större arbetsområden. Du kan skriva ner saker som admin, möten, budget osv.
2. Skriv ner de arbetsuppgifter som ingår i dessa större arbetsområden. Under admin kanske du skriver samla ihop fakturor och under budget kvittoredovisning.
3. Kolla igenom det du skrivit och se om du kan para ihop olika liknande arbetsuppgifter. Samla ihop fakturor och kvittoredovisning känns ju rätt lika. Alltså kan dessa två med fördel göras vid samma tillfällen för att spara tid.
4. Fundera på hur ofta du behöver göra dessa uppgifter. Jag tänker att jag behöver göra detta en gång i månaden.
5. Bestäm när och hur lång tid det bör ta. Minst en förmiddag känns det som att mitt hittepåföretag behöver för detta. (Jag behöver köpa många självhjälpsböcker.)
6. Boka/skriv ner/blocka i uppgiften i din kalender.
Klart!
En annan metod är att bestämma att du t.ex. har mötesdagar på tisdagar, eller uppdaterar webben på måndagsförmiddagar. Kanske bestämma att du börjar varje morgon med att tömma inkorgen (här kan du ju testa att använda Gör det nu-regeln). Glöm inte att bestämma hur du ska lägga upp dagen i förväg eftersom du då hinner lägga till eventuella liknande uppgifter som dyker upp innan.
För att inte överrumplas allt för mycket så bör du även göra tid för eventuella bränder som måste släckas samt mindre uppgifter som dyker upp under dagen. Själv brukar jag försöka blocka en timme efter lunch för dessa saker.
Skönt för hjärnan också!
Det är inte bara tidseffektivt att timebatcha (ja nu blev det ett verb), det är också skönt för hjärnan att inte behöva hoppa mellan ämnen och uppgifter. Du ger dig själv möjligheten att gå in i en uppgift ordentligt om du avsätter tid för den och betar snabbare av liknande grejer när du gör dem tillsammans.
Testa själv!
Proffsigt tips: Det finns olika sätt att hålla koll på tiden när du jobbar med timebatching. Om du t.ex. avsatt 60 minuter för att sortera fakturor så ställ en timer eller investera i en timecube eller liknande. Använd inte telefonens timer. Lägg luren i ett annat rum och fokusera på uppgiften istället.
