Browsing Tag

produktivitet

timebatching
Produktivitet

Timebatching

Dagens produktivitetstips är timebatching vilket egentligen bara är ett krångligare ord för att gruppera ett gäng liknande aktiviteter och göra dem vid samma tillfälle. Precis som när du gick i skolan: Då hade du ett ämne under en lektion under en anvisad tid. Smart va?

Timebatching? Va?
Tänk dig att du ska tvätta. Det tar nästan lika lång tid att sortera ut tre röda tröjor ur din tvätthög, stoppa in dem i maskinen, fylla på med tvättmedel och slänga igång allt som det tar att sortera ut alla röda tröjor och gå igenom samma process.
Slutsats: Att inte tvätta alla dina röda tröjor på samma gång är slöseri med tid.
Låt oss testa samma princip på jobbet:

Hur kan jag implementera detta i mitt jobb för att bli mer produktiv?
Här kommer ett smart sätt att jobba på:
1. Skriv ner alla dina större arbetsområden. Du kan skriva ner saker som admin, möten, budget osv.
2. Skriv ner de arbetsuppgifter som ingår i dessa större arbetsområden. Under admin kanske du skriver samla ihop fakturor och under budget kvittoredovisning.
3. Kolla igenom det du skrivit och se om du kan para ihop olika liknande arbetsuppgifter. Samla ihop fakturor och kvittoredovisning känns ju rätt lika. Alltså kan dessa två med fördel göras vid samma tillfällen för att spara tid.
4. Fundera på hur ofta du behöver göra dessa uppgifter. Jag tänker att jag behöver göra detta en gång i månaden.
5. Bestäm när och hur lång tid det bör ta. Minst en förmiddag känns det som att mitt hittepåföretag behöver för detta. (Jag behöver köpa många självhjälpsböcker.)
6. Boka/skriv ner/blocka i uppgiften i din kalender.
Klart!

En annan metod är att bestämma att du t.ex. har mötesdagar på tisdagar, eller uppdaterar webben på måndagsförmiddagar. Kanske bestämma att du börjar varje morgon med att tömma inkorgen (här kan du ju testa att använda Gör det nu-regeln). Glöm inte att bestämma hur du ska lägga upp dagen i förväg eftersom du då hinner lägga till eventuella liknande uppgifter som dyker upp innan.
För att inte överrumplas allt för mycket så bör du även göra tid för eventuella bränder som måste släckas samt mindre uppgifter som dyker upp under dagen. Själv brukar jag försöka blocka en timme efter lunch för dessa saker.

Skönt för hjärnan också!
Det är inte bara tidseffektivt att timebatcha (ja nu blev det ett verb), det är också skönt för hjärnan att inte behöva hoppa mellan ämnen och uppgifter. Du ger dig själv möjligheten att gå in i en uppgift ordentligt om du avsätter tid för den och betar snabbare av liknande grejer när du gör dem tillsammans.
Testa själv!

Proffsigt tips: Det finns olika sätt att hålla koll på tiden när du jobbar med timebatching. Om du t.ex. avsatt 60 minuter för att sortera fakturor så ställ en timer eller investera i en timecube eller liknande. Använd inte telefonens timer. Lägg luren i ett annat rum och fokusera på uppgiften istället.

19 augusti, 2020 by
Rensa bland dina böcker
Rensa

RENSA BLAND dina Böcker

Jag fullkomligt älskar böcker! Läsa dem, läsa om dem, prata om dem, låna ut dem och bara äga dem. Jag har varit med i en bokcirkel de senaste femton åren. Skrivit bokrecensioner i tidningar.
Och som grädden på moset har de alltid dubblerat som en fin inredningsdetalj i mitt hem. En gång blev det så fint att de fick vara med i en bok!

Min färgkodade bokhylla
Under de första 40 åren av mitt liv så fanns det inte på kartan att göra mig av med böcker. Låna ut? Javisst! Men göra sig av med? Inte en chans!
Orimligheten i detta mindset går ju att diskutera.

Efter att ha flyttat ett par gånger så kändes det till slut mer som en börda att släpa tusen kartonger med böcker från boende till boende och således bestämde jag mig för att göra en ordentlig rensning av bokhyllan lagom till vår senaste flytt. Sedan dess har jag årligen gått igenom en liknande procedur med mina kära böcker.

Här kommer ett par smarta tips om du också vill rensa ur din bokhylla.
Innan du börjar rensa så fråga dig själv: Vilket utrymme får mina böcker ta i mitt boende? Och var ska denna fysiska plats vara?
Har du en bokhylla där du tänker samla alla böcker? Eller har du också en kokbokshylla i köket, en läshylla i sovrummet osv? Fundera en stund på det. Och fortsätt sedan med följande punktlista:

• Bland de böcker som du redan läst, vilka kommer du läsa om? Om du är helt ärlig mot dig själv? Rensa bort de som du inte kommer läsa igen.
• Rensa bort böcker som inte är aktuella. Typ gamla skolböcker eller resehandböcker som du köpte för tjugo år sedan då det var hippt att båtluffa i grekiska ö-världen. Referensböcker överlag tenderar att bli utraderade och du kan med största sannolikhet hitta korrekt information på internet.
• Rensa bort böcker som du inte gillade eller inte läst klart trots att du börjat läsa på dem säkert tio gånger.
• Rensa bort böcker som du fått av vänner och bekanta men vet att du inte kommer att läsa – ever. Det är helt okej. Böcker är till för att läsas och inte för att behållas av någon slags missriktad skuld.
• Rensa bort de böcker du tänkt läsa, men nu har det gått fyra år och du har fortfarande inte öppnat dem.

Här kommer en sista punkt som är lite skämmig och samtidigt lite sann:
• Rensa bort de böcker som du egentligen bara har för att de representerar dig eller som du vill ska representera dig. Exempel: Om någon är hemma hos dig och tittar i din bokhylla (DET FÖRSTA JAG GÖR!) och ser en massa svår rysk litteratur så kanske de tänker: Wow! Hen måste verkligen vara smart! Osv. Jag hade länge en massa omöjlig litteratur i bokhyllan som jag knappt läst. Men hörni! Brott och Straff är ändå en ganska imponerande volym. Eller? Jag minns inte. Jag har rensat bort min.
(Fast jag har läst den som lånad biblioteksbok när jag var tonåring.)

Olästa böcker
Om mängden olästa böcker i din bokhylla är för stor så kan det ibland kännas lite överväldigande. För att komma ifrån detta och skapa lite mentalt andningsutrymme så kan du med fördel välja ut endast ett par av dessa böcker och göra en egen att läsa-hylla/hög eller liknande på ett annat ställe i hemmet (vid sängen kanske?). På så sätt blir det inte en lika stor handling när du ska välja ut nästa bok att läsa, utan du kan plocka bland dina fem(?) utvalda böcker och utan stress välja den som faller dig i smaken.

Sen då?
Släng nu inte de böcker du rensat ut! Istället kan du göra något av följande:
• Sälj dem superbilligt på loppis
• Ge bort dem till dina vänner
• Skänk dem till Myrorna, Stadsmissionen eller liknande. Vi brukar skänka våra böcker till ett speciellt kvinnoboende i min hemkommun. Kolla runt där du bor och hitta ett ställe som tar emot böcker.
• Vi har också en speciell hylla i vårt återvinningsrum där man kan ställa ut böcker och dylikt. Om du har ett så testa att ställa ut lite böcker där.
• Skolbibliotek! Efter min första stora rensning hade jag två kartonger med böcker att avyttra och kollade genast om det fanns intresse på Facebook att överta dessa. Fick då napp på en högstadieskola som numera kan stoltsera med flera tummade ex av min uppväxts läsupplevelser.

Lycka till!

29 juni, 2020 by
Supertips för dig som älskar listor
Produktivitet

Tvåstegsraket för att få saker gjorda – och inte tappa saker på vägen!

Här kommer ett smart tips för dig som gillar listor på hur du kan bli mer produktiv i vardagen. Ett superbra knep för dig som har en massa saker att göra och är rädd för att saker ska hamna mellan stolarna.

Detta smarta sätt såg jag i en blogg för en massa år sedan och har sedan implementerat det i min egen rutin under perioder. Bäst funkade det när jag var föräldraledig och hängde hemma mest (lite som mitt liv är nu med skillnaden att jag hela dagarna fokuserar på en datorskärm och inte ett litet barn).
Egentligen är det bara en att göra-lista som delats upp på ett smart sätt. Kanske är det enkelheten som får det att funka så bra?
Så här gör du:

  1. Stora listan.
    Här skriver du ner allt! Se listan som en ”brain dump” utan filter. Alla typer av saker som ska göras, oberoende av storlek och tid – ner med dem! Det är viktigare att få ner allt på denna lista än att försöka kategorisera och prioritera. Lämna det till nästa lista.
  2. Att göra-listan.
    Det här är din ”vanliga” att göra lista. Kanske planerar du för dagen eller om du föredrar att planera i förväg – en veckolista. Det du gör är att plocka saker från stora listan och först här gör du prioriteringar och andra kategoriseringar som kan vara nödvändiga. Stryk inget från stora listan förrän du faktiskt är klar med uppgiften. Det betyder alltså att du varje dag (eller vecka) får stryka på två listor, ett litet pris att betala för att inte missa något kan tyckas.

Proffsigt tips: Försök att inte plocka för många saker från stora listan till din att göra-lista. Du vill få dig själv att lyckas med din planering och hinna med allt. Inte misslyckas gång på gång och tappa lusten.

Det finns ett par bra knep att ta till här som jag vill dela med mig av:
– Försök att inte plocka för många saker från stora listan till din att göra-lista. Du vill ju få dig själv att lyckas med din planering och hinna med allt. Inte misslyckas gång på gång och tappa lusten. För det är precis vad jag gör själv om och om igen. Jag misstänker att det beror på att jag är en obotlig tidsoptimist.
– Ett smart sätt för att undvika att planera för hårt är att försöka uppskatta hur mycket tid (och energi) varje punkt tar. Lägga upp ett par byxor kanske egentligen inte tar så mycket tid, men om du räknar in tiden att ta fram symaskinen och trä den med rätt tråd så kanske du är uppe och nosar på en halvtimme – och sen behöver du ju städa undan efter dig och prova byxorna. Och vips är en timme borta.
– Fundera också på om du kan gruppera vissa punkter (time batching – inlägg om detta kommer). Typ om du ska köpa en födelsedagspresent till femårskalaset på lördag så kanske du kan passa på att plocka upp ballonger till midsomarfirandet samtidigt? Du spar minst en resa till affären bara där.
– Ha stora listan tillgänglig! Om du har den digitalt så använd telefonen eller om du kör analogt så sätt upp den på kylen eller någon annan bra plats du passerar ofta. Då kan du hela tiden gå dit och lägga till saker som du kommer på under dagen. Tänk på att skriva ner allt direkt och sortera senare! Jag har min lista på kylen men använder telefonen för att skriva ner saker när jag inte är hemma. Sen för jag över allt när jag väl kommer hem.

Lycka till!

24 juni, 2020 by
Gör det nu-regeln blogg
Produktivitet

Gör Det nu-regeln

Som den prokrastineringsexpert jag är letar jag alltid efter smarta hacks för att få saker gjorda. Och det finns många där ute. Som till exempel gör det nu-reglen.

Scenario: den nyss använda och fortfarande fuktiga handduken som just betjänat dig efter duschen ligger kastad på sängen. Nästa gång du går in i sovrummet får du lite dåligt samvete och hänger upp den över dörren. Där hänger den en stund innan den ramlar ner i en hög på golvet. Senare under kvällen upptäcker du handduken som inte bara fortfarande är fuktig, utan nu även lite dammig från utrymmet bakom dörren. Du suckar och hänger upp handduken på sin plats på tork i badrummet, väl medveten om att du måste komma ihåg att lägga den i tvättkorgen när den är torr.
”Varför hängde jag inte upp handduken direkt?” tänker du.

Jag vet inte exakt varifrån gör det nu-regeln härstammar, men jag misstänker att få-saker-gjort-gurun David Allen i alla fall på något sätt har med den att göra. I sin bok ”Få det gjort!” skriver han just om att allt som tar mindre tid än två minuter bör göras direkt.
Exemplen i boken är jobbrelaterade och handlar om att kolla sin inkorg för att snabbt göra ett val för varje mejl: Göra, delegera eller senarelägga. Om mejlet tar med än två minuter att besvara välj en av de två sistnämnda.
Och det är inte en dum idé.

För hur mycket mentalt utrymmer skulle man inte kunna spara om man rev av saker direkt istället för att gå och störa sig på dem? Små grejer som tar mindre än två minuter att göra. Kanske till och med en? Scenariot med handduken är absolut inte unikt utan något som utspelar sig dagligen i hem (och på arbetsplatser) världen över i olika former. En leksak man trampat på fyra gånger, en blomma som sakta vissnar i fönstret, ett OSA som behöver komma iväg. Listan är lång, men sambandet är att tiden du spenderat på att tänka på / störa dig på aktiviteten är tiofalt så stor som tiden du faktiskt behöver lägga på utförandet.

Just gör det nu-reglen är egentligen så enkel.
Det som är svårt är att implementera den i ditt tankesätt. Inte tänka: jag gör det sen, utan hela tiden utvärdera det som ligger framför dig. Ska jag göra det nu? Hur mycket tid kommer det äta upp om jag gör det nu vs om jag gör det sen?
För att göra det enkelt för dig kommer här en liten kom ihåg-lapp för att få saker gjorda:

Gör det nu-regelnKlicka här för att ladda ner minneslappen som PDF. Printa och sätt upp där du kan se den!

12 maj, 2020 by
Jobba hemifrån som ett proffs - Ace Your Space
Produktivitet

Jobba hemifrån som ett proffs

Vare sig du är beordrad att jobba hemifrån eller själv har valt det -här kommer några bra tips på hur du får saker gjorda – trots att du jobbar hemifrån.


1. Morgonrutiner.
Ett genomgående tips är att försöka hålla dig till de rutiner som du har i vanliga fall. Så mitt första tips är att gå upp som vanligt på morgonen. Om du går upp vid halv sju, ställ klockan på halv sju, gå upp och gör dig redo som att du faktiskt skulle gå till jobbet (vilket du ska, men med betydligt kortare restid). Att jobba i pyjamas är supermysigt, men personligen tycker jag – och säkert många andra med mig – att motivationen inte kommer förrän dusch och dagens outfit är avklarad och mascaran är på. Det är också rent krasst bra att separera arbetsdagen från resten av dagen genom att sätta på sig sin ”arbetsuniform”.

2. Din arbetsplats i hemmet. 
Nu behöver du hitta ett ställe att sätta upp ditt hemmakontor. Alla har såklart inte lyxen att ha ett extrarum eller kontor hemma där det bara är att fälla upp laptopen och börja jobba. Jag har t.ex. inte det utan får nöja mig med att röja av en del av köksbordet för att få plats. Och det funkar ju!

Tänk på att välja en plats där ergonomin funkar åtminstone okej. Dvs. inte din stora, mjuka, soffa eller golvet.
Undvik distaktioner! Tänk också på att välja en plats där du inte blir distraherad eller störd hela tiden. Har du en katt som vill lägga sig på tangentbordet så kanske det inte spelar någon roll var du sitter, men… Stäng av TVn. Städa och rensa där du ska sitta så du inte stör dig på en ovattnad blomma eller en hög med papper i onödan.

3. Planera din dag. 
Gör en att göra-lista, kalenderblocka eller det som funkar bäst för dig. Men skriv ner de saker som du verkligen behöver få gjorda. Jag brukar skriva ner tre saker som är prio ett och sen ett par till som det är bra om jag kan jobba med. Mer än så brukar jag inte hinna med på en dag. Glöm inte pauser i din planering.

4. Mat, motion och andra rutiner.
Rör på dig! Du tjänar ju en massa tid på att inte åka fysiskt till jobbet. Använd denna tid till att ta en promenad, löptur eller lite yoga framför din skärm. Min arbetspats har t.ex. gemensam stretching varje dag klocka 14.00. Det är både bra för kroppen och lappsjukan.
Försök också att äta på fasta tider. Det är verkligen superenkelt att småäta hela tiden (speciellt om du sitter i köket), så se till att äta både lunch och mellis – eller det som funkar för dig.
Glöm inte heller att ta bort datorn när du äter lunch. Du behöver en skärmpaus!

5. Ta pauser.
Du har kanske både tio- och trefika på jobbet? Det är okej att ta en paus då och då. Speciellt när du naturligt inte blir avbruten av kollegan bredvid där du sitter hemma.

5. Glöm inte att prata med folk.
Mänsklig interaktion är viktig och bara för att du jobbar hemifrån så behöver du inte sluta interagera med andra människor. Istället för att mejla en fråga till en kollega om något kan du ju alltid ringa. Och möten går ju lika bra att hålla över telefon som IRL. Och när du ändå ska ha möte, varför inte ta det via video så ni kan se varandra?

6. Du är ju faktiskt på jobbet.
Den här kan vara riktigt svårt om du har en partner inte jobbar eller vabbar och vill hänga. Då är det viktigt att markera att du är på jobbet. En stängd dörr kan vara en bra markör, men bor du litet så kanske detta inte är möjligt. Då är det viktigt att kommunicera om gränser och tider.

Och slutligen:

7. Gå hem från jobbet.
När arbetsdagen är slut – gå hem. Packa ner din arbetsplats och lägg undan datorn. Stäng av notiser på din telefon som annars påminner dig om mejl och chattmeddelanden och sitt inte och småjobba i soffan under kvällen!

4 april, 2020 by