Browsing Tag

Tips

timebatching
Produktivitet

Timebatching

Dagens produktivitetstips är timebatching vilket egentligen bara är ett krångligare ord för att gruppera ett gäng liknande aktiviteter och göra dem vid samma tillfälle. Precis som när du gick i skolan: Då hade du ett ämne under en lektion under en anvisad tid. Smart va?

Timebatching? Va?
Tänk dig att du ska tvätta. Det tar nästan lika lång tid att sortera ut tre röda tröjor ur din tvätthög, stoppa in dem i maskinen, fylla på med tvättmedel och slänga igång allt som det tar att sortera ut alla röda tröjor och gå igenom samma process.
Slutsats: Att inte tvätta alla dina röda tröjor på samma gång är slöseri med tid.
Låt oss testa samma princip på jobbet:

Hur kan jag implementera detta i mitt jobb för att bli mer produktiv?
Här kommer ett smart sätt att jobba på:
1. Skriv ner alla dina större arbetsområden. Du kan skriva ner saker som admin, möten, budget osv.
2. Skriv ner de arbetsuppgifter som ingår i dessa större arbetsområden. Under admin kanske du skriver samla ihop fakturor och under budget kvittoredovisning.
3. Kolla igenom det du skrivit och se om du kan para ihop olika liknande arbetsuppgifter. Samla ihop fakturor och kvittoredovisning känns ju rätt lika. Alltså kan dessa två med fördel göras vid samma tillfällen för att spara tid.
4. Fundera på hur ofta du behöver göra dessa uppgifter. Jag tänker att jag behöver göra detta en gång i månaden.
5. Bestäm när och hur lång tid det bör ta. Minst en förmiddag känns det som att mitt hittepåföretag behöver för detta. (Jag behöver köpa många självhjälpsböcker.)
6. Boka/skriv ner/blocka i uppgiften i din kalender.
Klart!

En annan metod är att bestämma att du t.ex. har mötesdagar på tisdagar, eller uppdaterar webben på måndagsförmiddagar. Kanske bestämma att du börjar varje morgon med att tömma inkorgen (här kan du ju testa att använda Gör det nu-regeln). Glöm inte att bestämma hur du ska lägga upp dagen i förväg eftersom du då hinner lägga till eventuella liknande uppgifter som dyker upp innan.
För att inte överrumplas allt för mycket så bör du även göra tid för eventuella bränder som måste släckas samt mindre uppgifter som dyker upp under dagen. Själv brukar jag försöka blocka en timme efter lunch för dessa saker.

Skönt för hjärnan också!
Det är inte bara tidseffektivt att timebatcha (ja nu blev det ett verb), det är också skönt för hjärnan att inte behöva hoppa mellan ämnen och uppgifter. Du ger dig själv möjligheten att gå in i en uppgift ordentligt om du avsätter tid för den och betar snabbare av liknande grejer när du gör dem tillsammans.
Testa själv!

Proffsigt tips: Det finns olika sätt att hålla koll på tiden när du jobbar med timebatching. Om du t.ex. avsatt 60 minuter för att sortera fakturor så ställ en timer eller investera i en timecube eller liknande. Använd inte telefonens timer. Lägg luren i ett annat rum och fokusera på uppgiften istället.

19 augusti, 2020 by
Supertips för dig som älskar listor
Produktivitet

Tvåstegsraket för att få saker gjorda – och inte tappa saker på vägen!

Här kommer ett smart tips för dig som gillar listor på hur du kan bli mer produktiv i vardagen. Ett superbra knep för dig som har en massa saker att göra och är rädd för att saker ska hamna mellan stolarna.

Detta smarta sätt såg jag i en blogg för en massa år sedan och har sedan implementerat det i min egen rutin under perioder. Bäst funkade det när jag var föräldraledig och hängde hemma mest (lite som mitt liv är nu med skillnaden att jag hela dagarna fokuserar på en datorskärm och inte ett litet barn).
Egentligen är det bara en att göra-lista som delats upp på ett smart sätt. Kanske är det enkelheten som får det att funka så bra?
Så här gör du:

  1. Stora listan.
    Här skriver du ner allt! Se listan som en ”brain dump” utan filter. Alla typer av saker som ska göras, oberoende av storlek och tid – ner med dem! Det är viktigare att få ner allt på denna lista än att försöka kategorisera och prioritera. Lämna det till nästa lista.
  2. Att göra-listan.
    Det här är din ”vanliga” att göra lista. Kanske planerar du för dagen eller om du föredrar att planera i förväg – en veckolista. Det du gör är att plocka saker från stora listan och först här gör du prioriteringar och andra kategoriseringar som kan vara nödvändiga. Stryk inget från stora listan förrän du faktiskt är klar med uppgiften. Det betyder alltså att du varje dag (eller vecka) får stryka på två listor, ett litet pris att betala för att inte missa något kan tyckas.

Proffsigt tips: Försök att inte plocka för många saker från stora listan till din att göra-lista. Du vill få dig själv att lyckas med din planering och hinna med allt. Inte misslyckas gång på gång och tappa lusten.

Det finns ett par bra knep att ta till här som jag vill dela med mig av:
– Försök att inte plocka för många saker från stora listan till din att göra-lista. Du vill ju få dig själv att lyckas med din planering och hinna med allt. Inte misslyckas gång på gång och tappa lusten. För det är precis vad jag gör själv om och om igen. Jag misstänker att det beror på att jag är en obotlig tidsoptimist.
– Ett smart sätt för att undvika att planera för hårt är att försöka uppskatta hur mycket tid (och energi) varje punkt tar. Lägga upp ett par byxor kanske egentligen inte tar så mycket tid, men om du räknar in tiden att ta fram symaskinen och trä den med rätt tråd så kanske du är uppe och nosar på en halvtimme – och sen behöver du ju städa undan efter dig och prova byxorna. Och vips är en timme borta.
– Fundera också på om du kan gruppera vissa punkter (time batching – inlägg om detta kommer). Typ om du ska köpa en födelsedagspresent till femårskalaset på lördag så kanske du kan passa på att plocka upp ballonger till midsomarfirandet samtidigt? Du spar minst en resa till affären bara där.
– Ha stora listan tillgänglig! Om du har den digitalt så använd telefonen eller om du kör analogt så sätt upp den på kylen eller någon annan bra plats du passerar ofta. Då kan du hela tiden gå dit och lägga till saker som du kommer på under dagen. Tänk på att skriva ner allt direkt och sortera senare! Jag har min lista på kylen men använder telefonen för att skriva ner saker när jag inte är hemma. Sen för jag över allt när jag väl kommer hem.

Lycka till!

24 juni, 2020 by
Gör det nu-regeln blogg
Produktivitet

Gör Det nu-regeln

Som den prokrastineringsexpert jag är letar jag alltid efter smarta hacks för att få saker gjorda. Och det finns många där ute. Som till exempel gör det nu-reglen.

Scenario: den nyss använda och fortfarande fuktiga handduken som just betjänat dig efter duschen ligger kastad på sängen. Nästa gång du går in i sovrummet får du lite dåligt samvete och hänger upp den över dörren. Där hänger den en stund innan den ramlar ner i en hög på golvet. Senare under kvällen upptäcker du handduken som inte bara fortfarande är fuktig, utan nu även lite dammig från utrymmet bakom dörren. Du suckar och hänger upp handduken på sin plats på tork i badrummet, väl medveten om att du måste komma ihåg att lägga den i tvättkorgen när den är torr.
”Varför hängde jag inte upp handduken direkt?” tänker du.

Jag vet inte exakt varifrån gör det nu-regeln härstammar, men jag misstänker att få-saker-gjort-gurun David Allen i alla fall på något sätt har med den att göra. I sin bok ”Få det gjort!” skriver han just om att allt som tar mindre tid än två minuter bör göras direkt.
Exemplen i boken är jobbrelaterade och handlar om att kolla sin inkorg för att snabbt göra ett val för varje mejl: Göra, delegera eller senarelägga. Om mejlet tar med än två minuter att besvara välj en av de två sistnämnda.
Och det är inte en dum idé.

För hur mycket mentalt utrymmer skulle man inte kunna spara om man rev av saker direkt istället för att gå och störa sig på dem? Små grejer som tar mindre än två minuter att göra. Kanske till och med en? Scenariot med handduken är absolut inte unikt utan något som utspelar sig dagligen i hem (och på arbetsplatser) världen över i olika former. En leksak man trampat på fyra gånger, en blomma som sakta vissnar i fönstret, ett OSA som behöver komma iväg. Listan är lång, men sambandet är att tiden du spenderat på att tänka på / störa dig på aktiviteten är tiofalt så stor som tiden du faktiskt behöver lägga på utförandet.

Just gör det nu-reglen är egentligen så enkel.
Det som är svårt är att implementera den i ditt tankesätt. Inte tänka: jag gör det sen, utan hela tiden utvärdera det som ligger framför dig. Ska jag göra det nu? Hur mycket tid kommer det äta upp om jag gör det nu vs om jag gör det sen?
För att göra det enkelt för dig kommer här en liten kom ihåg-lapp för att få saker gjorda:

Gör det nu-regelnKlicka här för att ladda ner minneslappen som PDF. Printa och sätt upp där du kan se den!

12 maj, 2020 by